Optimierung bestehender Aufbau- und Ablauforganisationen medizinischer und administrativer Leistungsbereiche (Prozessmanagement)

Alle komplexen Abläufe des Patientendurchlaufes, von der ersten Kontaktaufnahme bis hin zur Entlassung, und ihre interdisziplinäre Koordination werden unter die Lupe genommen. Wir stellen dar, welche Mechanismen bei einer Prozessorganisation greifen müssen, wie hoch der zeitliche und personelle Aufwand einzuschätzen ist.

Einführung eines OP-Managements und OP-Funktionsstellenanalyse

Der OP-Bereich ist durch die hohe technische und personelle Ausrüstung einer der kostenintensivsten Bereiche im Krankenhaus.

Eine professionelle Analyse der Funktionsstelle OP liefert die notwendige detaillierte Kenntnis der komplexen Betriebsabläufe. Kapazitätsreserven und Optimierungspotenziale werden aufgezeigt. Durch systematische Analyse des medizinischen Leistungsspektrums, der funktionalen Abläufe, des Personaleinsatzes, der Verantwortungsstrukturen und der räumlich-apparativen Funktionalität wird der Rahmen des Handlungsbedarfs abgesteckt.
Hieraus leitet HCC gemeinsam mit den Beteiligten ein individuelles Soll-Konzept ab.

Eine effiziente OP-Planung und -steuerung setzt die Einrichtung eines OP-Managements voraus. In Workshops erarbeiten wir gemeinsam mit den Beteiligten eine maßgeschneiderte OP-Geschäftsordnung, die abschließend verbindlich verabschiedet wird. In der Anlaufphase unterstützen wir den OP-Managementverantwortlichen in der Umsetzung.

Personalbedarfsermittlung und Personaleinsatzplanung

Eine solide Personalbedarfsberechnung und die Einführung von Entwicklungsmaßnahmen zur Optimierung der Personaleinsatzplanung sind Grundvoraussetzungen, um die Anpassung an die Vorgabe, Bereitschaftsdienst in vollem Umfang als Arbeitszeit zu werten, ohne massive Kostenerhöhung zu ermöglichen.

Auf kaum einem anderen Gebiet können Krankenhäuser in der gegenwärtigen Situation so von externer Unterstützung profitieren, wie bei der Personalbedarfsermittlung.

Health Care Consulting Heidelberg GmbH konzentriert sich dabei zunächst auf folgende konkrete Fragestellungen:

1. Berechnung des leistungsbezogenen, (analytischen) Personalbedarfs
   
2. Darstellung des arbeitsplatzbezogenen Personalbedarfs unter Berücksichtigung von Optimierungsmöglichkeiten innerhalb einzelner Arbeitsbereiche (z. B. einer Funktionsabteilung)
   
   
   
   • durch Zusammenlegung von Bereichen
     
   • durch eine prozessorientierte Arbeitsorganisation
     
   
   
3. Prüfung der Angemessenheit des Aufgabenspektrums in den verschiedenen Dienstgruppen (Entlastung des Pflegedienstes von pflegefremden Tätigkeiten, gezielte Entlastung des Ärztlichen Dienstes)
   

Die Personalbedarfsermittlung und die resultierende Personalorganisation des Krankenhauses hat mehrere qualitative Anforderungen zu erfüllen:

• Verlässlichkeit der zugrunde gelegten Methode
  
• Verständlichkeit und Transparenz trotz hoher Komplexität
  
• Abbildung spezieller Erfordernisse der Bereiche und Berufsgruppen (Akzeptanz!)
  
• Berücksichtigung des Arbeitszeitgesetzes
  
• Zeitnahe Umsetzbarkeit durch Berücksichtigung der krankenhausindividuellen Bedingungen und Strukturen
  

Auf dem Gebiet der Personalorganisation kann nur bestehen, wer über ein hohes Maß an Erfahrungen, verfügt, die entsprechenden methodischen Werkzeuge hat und speziell geschulte Mitarbeiter einsetzen kann. HCC Heidelberg setzt dabei auf
folgende Elemente:

• Grobanalyse ermittelt Optimierungsbereiche (Stärken-Schwächen-Analyse)
  
• Sicherheit durch Abgleich von analytischer und arbeitsplatzbezogener Berechnung (Sandwich-Methode)
  
• Kritische Analyse der Aufgabenverteilung (Wer tut was?) unter funktionalen und wirtschaftlichen Gesichtspunkten
  
• Prozessorientierte Arbeitsorganisation und Harmonisierung des Personaleinsatzes verschiedener Dienstgruppen
  
• Ausgleich berechtigter Interessen: Konfliktmanagement durch erfahrene Berater
  
• Transparenz und Verständlichkeit durch einfache Visualisierung und Tools zur interaktiven Schichtplan-Gestaltung
  

Betriebsorganisationskonzepte

Bei der Planung von Betriebsorganisationskonzepten werden folgende Inhalte in berufsgruppenübergreifenden Workshops erarbeitet:

1. Darstellung der Leistungsbereiche im Abgleich mit strategischen Vorgaben der Klinikleitung
   
2. Hierarchische Einbindung im Gesamtkontext
   
3. Leitung und Personaleinsatzplanung dieses Bereiches (Ärztlicher Dienst, Funktionsdienst)
   
4. Wegeführung, Wartebereiche
   
5. Leistungsangebot, Leistungskoordination und Prozesse
   
   
   
   • Raum-Leistungs-Profile, Anmeldung und Patientenführung
     
   • Abruf der Patienten
     
   • Vorbereitung des Patienten
     
   • Notfallmanagement
     
   • Behandlung von Privatpatienten
     
   • Nachbetreuung der Patienten
     
   • Aufnahmen über den Funktionsbereich
     
   • Behandlung infektiöser Patienten
     
   • Prä- und poststationäre Behandlung
     
   • Konsiliardienste
     
   
   
6. Ablauforganisation und Qualitätssicherung
   
7. Personalbedarf und Personaleinsatzplanung
   
8. IT- und Kommunikationssysteme
   
9. Dienst- und Betriebszeiten
   

Qualitätsmanagement

Erfahrene Berater in Reorganisationsprozessen sowie in der Entwicklung von medizinischen Unternehmenskonzepten sind für die Einführung eines umfassenden Qualitätsmanagements, speziell nach dem europäischen TQM-Modell der E.F.Q.M. (European Foundation for Quality Management), ausgebildet.

Wir unterstützen Sie nicht nur bei der Einführung eines passenden Konzeptes, sondern begleiten Sie in der Umsetzung mit unserer Kompetenz.

Unser vorrangiges Anliegen ist es, in diesem Prozess ein verändertes Qualitätsbewusstsein und -verhalten bei allen Beteiligten zu entwickeln und die Fähigkeit zur selbständigen Anwendung des gewählten Systems auf breiter Basis auszubilden.

Gerne beraten wir Sie bei dieser Fragestellung und zeigen Ihnen dabei auch unterschiedliche Wege des Vorgehens auf.

Clinical Pathways

Bei der Einführung von Clinical Pathways stellen wir in berufübergreifenden Arbeitsgruppen die funktionellen, personellen und hierarchischen Strukturen und Abläufe für die ausgewählten Behandlungsabläufe dar. Diese werden dann betriebsorganisatorisch in die allgemeinen Prozess-Abläufe des Krankenhauses integriert.

Deckungsbeitrags- und Prozesskostenrechnung / Kostenträgerrechnung) / DRG-Kostenkalkulation

Das DRG-Finanzierungssystem führt in den Krankenhäusern zu der Notwendigkeit, die Kosten- und Leistungssteuerung weiter zu entwickeln. Die bisher praktizierte Kostenarten- und Kostenstellenrechnung ist als alleiniges Steuerungsinstrument nicht mehr ausreichend. Es sollte zumindest eine DRG-Kostenkalkulation, im Einzellfall noch eine Kostenträgerrechnung etabliert werden, um die Kosten pro Behandlungsfall auswerten, Einsparpotenziale identifizieren und damit steuerungsrelevante Informationen gewinnen zu können.

Darüber hinaus gilt es, adäquate weiterführende Kostenrechnungssysteme, wie z.B. eine Deckungsbeitragsrechnung, zu ermöglichen, um beispielsweise den Aufbau von Profit-Center-Strukturen im Krankenhaus zu unterstützen. Im Zeitalter der Behandlungspfade (Clinical Pathways) kann auch die Prozesskostenrechnung als Kostenrechnungssystem im Krankenhaus Anwendung finden.

Die Health Care Consulting Heidelberg GmbH unterstützt Sie bei der Einführung und praktischen Umsetzung einer DRG-Kostenkalkulation bzw. einer Kostenträgerrechnung sowie der individuellen Anpassung an Ihre Managementbedürfnisse durch

• Umsetzung des Kalkulationsschemas der Selbstverwaltung (externe Kostenrechnung)
  
• Umsetzung managementorientierter Ansätze (interne Kostenrechnung)
  

Dabei kann eine Unterstützung entsprechend Ihrer krankenhausindividuellen Voraussetzungen und Bedürfnisse in einem Coaching der relevanten Mitarbeiter und Teams, einer individuellen Unterstützung bei der Umsetzung und/oder in einem Know-How-Transfer zur dauerhaften eigenständigen Kalkulation ohne externe Unterstützung erfolgen.
In Abhängigkeit von den personellen Ressourcen im Krankenhaus kann eine darüber hinausgehende operative Unterstützung durch die Health Care Consulting Heidelberg GmbH in allen relevanten Bereichen in Anspruch genommen werden.